Automatizar pedidos por email y WhatsApp al ERP: agentes de IA para distribuidores

Si en tu empresa los pedidos llegan por correo o WhatsApp y alguien los teclea a mano en el ERP, un agente de IA puede hacerlo por ti: lee el mensaje, identifica al cliente y los artículos, comprueba el stock y deja el pedido preparado en tu ERP. Lo dudoso te lo pasa al móvil para que lo valides con un botón. En balderas.studio, desde la Comunidad Valenciana, lo montamos desde 990 € de puesta en marcha y 149 €/mes.

¿Qué problema resuelve?

En una distribuidora o un almacén, el pedido rara vez llega limpio. Llega como un correo con un Excel adjunto, una foto de una lista, un audio de WhatsApp o un «lo de siempre, pero con el doble de lo otro». Alguien lo interpreta, busca las referencias, mira si hay stock y lo graba en el ERP. Es un trabajo necesario, repetitivo y donde un despiste cuesta dinero (un envío equivocado, un pedido que se queda en el buzón).

¿Qué hace el agente, paso a paso?

• Vigila el buzón de pedidos (pedidos@, comercial@) y el WhatsApp de empresa, sin que nadie se lo pida.
• Entiende el pedido venga como texto, PDF, Excel o foto: cliente, referencias, cantidades y fecha de entrega.
• Cruza con tu catálogo y tu histórico: si el cliente escribe «el tornillo de 8 de siempre», busca qué suele pedir.
• Comprueba el stock y las condiciones de ese cliente.
• Crea el pedido en el ERP en estado pendiente de validar, o directamente si es un pedido sencillo de un cliente habitual y tú lo has permitido.
• Avisa de lo raro: referencia que no existe, cantidad fuera de lo normal, cliente con pago pendiente. Esos casos te llegan al móvil con las opciones para aprobar, corregir o rechazar.
• Contesta al cliente con la confirmación o con la pregunta que falte, con el tono de tu empresa.

¿Y las consultas de stock y las ofertas?

El mismo agente puede responder a «¿tenéis X en stock?» y preparar ofertas sencillas a partir de tu tarifa. Respuesta preparada, y tú decides si sale sola o con tu visto bueno. Es la otra gran fuente de correos repetitivos en distribución.

¿Con qué ERP funciona?

Depende de cómo se pueda conectar. Si tu ERP tiene API (la puerta que permite a otros programas leer y escribir datos), la conexión es directa. Si no la tiene, se puede trabajar con importación de ficheros o con una pequeña integración a medida; en eso tenemos experiencia, porque desarrollamos software a medida con Laravel. En la primera conversación revisamos qué ERP usáis y qué es viable. No te prometemos una conexión sin haberlo mirado.

¿Quién tiene la última palabra?

Tú. Al principio, el agente pide aprobación para todo. Cuando veas que acierta, le quitas el freno en lo sencillo (pedidos de clientes habituales, por ejemplo) y mantienes el control sobre lo delicado. Todo queda registrado: qué leyó, qué hizo y por qué.

¿Cuánto cuesta y cuánto tarda?

Precios de lanzamiento, sin IVA:

• Un proceso (por ejemplo, pedidos por email al ERP): desde 990 € y 149 €/mes, con servidor, IA hasta un tope razonable, mantenimiento y ajustes pequeños incluidos.
• Varios procesos (pedidos, stock, ofertas, seguimiento de impagos) con informes: desde 2.900 € y 290 €/mes.

Puesta en marcha de un primer proceso: de dos a cuatro semanas. El precio final va en un presupuesto cerrado tras una primera conversación. Un ejemplo de cuentas: si una persona dedica 20 horas al mes a pasar pedidos a mano, a 20 € la hora son 400 € al mes. Calcula tu caso con la calculadora de horas.

¿Hay un caso real?

Sí: este mismo sistema. Un conjunto de agentes lleva el negocio de balderas.studio (correo, agenda, contactos, web) desde Telegram, con aprobaciones para lo importante. Lo contamos en Claude para empresas: cómo conectarlo a tu CRM, correo y ERP. No damos cifras de ahorro de clientes porque aún no hay ningún cliente medido: los primeros proyectos tienen precio de lanzamiento a cambio de poder contar su caso.

Preguntas frecuentes

¿Y si el cliente manda un pedido ilegible? El agente no se lo inventa: te lo pasa con lo que ha entendido y lo que le falta, o pregunta al cliente.

¿Sustituye a mi administrativo? No. Le quita el tecleo para que dedique el tiempo a atender clientes y resolver incidencias.

¿Funciona con WhatsApp? Sí, con la API oficial de WhatsApp Business. El primer proyecto lleva algo más de trabajo porque hay que montar esa conexión.

Para entender mejor cómo funcionan, mira qué es un agente de IA, qué procesos puede automatizar una pyme y agentes de IA para empresas. Si recibes pedidos por correo o WhatsApp, cuéntanos cómo lo hacéis hoy y te hacemos un prediagnóstico gratis.